ЗАКУПКИ И ЗАПАСЫ
Судовые закупки и учёт запасов: от заявки до счёта.
Заявки с судна, коммерческие предложения поставщиков, заказы, поставки и счета — в одной цепочке. Пороги утверждения обеспечивают разделение полномочий; судовые запасы и бюджет всегда актуальны.
ПРОБЛЕМА
Знакомо?
- Заявки приходят по почте и телефону, контроль исполнения теряется
- Предложения сравнивают в разных файлах
- Никто не знает, сколько каких запчастей на борту
- Перерасход бюджета замечают только в конце месяца
ВОЗМОЖНОСТИ
От заявки до счёта
Заявка и утверждение
Заявка с судна сразу поступает на утверждение; утверждение по строкам, частичное утверждение или отклонение с обоснованием.
Сравнение предложений
Запрашивайте предложения у поставщиков и сравнивайте их построчно; лучшая цена в одной валюте выделяется.
Заказы, поставки и счета
Частичные поставки, повреждённые или неверные позиции, закрытие недопоставки и утверждение счёта.
Пороги утверждения
Порог для каждой валюты; расходы выше порога и утверждение счетов — отдельные полномочия.
Судовые запасы
Количество в наличии, зарезервированное и доступное; план инвентаризации, перемещения между судами и рекомендации по пополнению.
Бюджет
Бюджет судна на год по категориям и месяцам; обязательства и фактические расходы по ежемесячным курсам компании.
ПРОЦЕСС
Как это работает
- 01
Судно создаёт заявку
Офицер вносит заявку или потребность в запчастях по наряду на техобслуживание — даже без интернета.
- 02
Офис собирает предложения
Отдел закупок запрашивает и сравнивает предложения и размещает заказ с утверждением по порогам.
- 03
Поставка принимается на борту
Приёмка обновляет запасы; счёт регистрируется и утверждается.
ДЛЯ КОГО
Кто пользуется?
Отдел закупок
Предложения, заказы, поставки и работа с поставщиками.
Технический менеджер и суперинтендант
Заявки судов и утверждения в пределах порога.
Бухгалтерия
Утверждение расходов выше порога, утверждение счетов и бюджет.
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Часто задаваемые вопросы
Выполняете ли вы конвертацию валют?
При сравнении предложений курсы не используются; разные валюты показываются рядом. Бюджетный отчёт рассчитывается по ежемесячным курсам, которые вводит ваша компания.
Отправляются ли письма поставщикам?
Да. Запрос предложения и заказ можно отправить поставщику по электронной почте; вложения из ответного письма поставщика привязываются к предложению. Цены из вложений не считываются — их вводят вручную.
Есть ли связь с нарядами на техобслуживание?
Да. Запчасти, использованные по наряду, списываются с запасов, по потребности наряда в запчастях можно создать заявку, а запчасти можно зарезервировать под открытые наряды.
Можно ли создать заявку на судне без интернета?
Да. Заявки, движения запасов и приёмки вносятся офлайн и отправляются в порядке создания при появлении связи.
Связанные возможности
Соберите закупки в одну цепочку.
Давайте вместе настроим в Pelastra ваш порядок утверждения и структуру бюджета.